CRM для футбольной школы нужна, если вы продаёте абонементы и вам надо считать списания занятий, посещаемость, долги и зарплату тренеров по факту. Если же школа работает с разовой оплатой — человек платит за каждую тренировку или игру — большую часть задач CRM закрывают запись с предоплатой, общая страница школы и канал для учеников. Сначала решите, какая у вас модель оплаты, и только потом выбирайте инструмент.
Ниже — что на самом деле делает CRM спортивной школы, какие задачи у школы со взрослыми, и честно о том, что из этого умеет OLE, а что нет.
Что умеет CRM для спортивной школы
Типичная CRM спортивной школы — это учёт клиентов и денег. Набор функций у разных систем похож:
- База клиентов и заявок. Кто оставил заявку, кто пришёл на пробное, кто купил, кто перестал ходить.
- Абонементы. Пакет из 8 или 12 занятий, срок действия, заморозка, списание при посещении.
- Посещаемость. Тренер отмечает, кто пришёл, и с абонемента списывается занятие.
- Расписание тренировок. Группы, залы, тренеры, повторяющиеся слоты на сезон.
- Оплаты и долги. Кто заплатил, у кого заканчивается абонемент, кому напомнить.
- Зарплата тренеров. Ставка за занятие или процент, расчёт по посещениям.
- Отчёты. Выручка, отток, загрузка групп.
Для детской школы с сотней учеников и абонементами это необходимость: родители платят помесячно, дети болеют, занятия переносятся, и без учёта через полгода никто не знает, кто кому должен.
Какие задачи у школы со взрослыми
Взрослая школа или клуб устроены иначе. Взрослые реже покупают абонемент на три месяца вперёд: у них командировки, отпуска, вечерние совещания. Многие школы со взрослыми переходят на оплату за занятие. Тогда главные задачи меняются:
- Чтобы человек нашёл школу — набор важнее учёта.
- Чтобы записался и заплатил заранее — иначе из 16 записавшихся приходят 9.
- Чтобы освободившееся место заняли — без переписки администратора.
- Чтобы несколько тренеров работали под одним именем, и ученики шли «в школу», а не к конкретному Сергею.
- Чтобы история и репутация не уходили вместе с тренером.
- Чтобы новости доходили до всех — перенос, новая группа, сбор на турнир.
Если ваш список похож на этот, CRM с абонементами будет отнимать время на ввод данных, которые вам не нужны.
Как выбрать: три вопроса
- Продаёте ли вы абонементы? Если да и их больше пары десятков — нужна CRM или хотя бы аккуратная таблица со списаниями.
- Платите ли тренерам по посещениям? Если да, нужен учёт, кто пришёл на каждое занятие.
- Откуда приходят новые ученики? Если в основном из поиска, соседних районов и от знакомых — вам важнее витрина и запись, чем учёт.
Частый рабочий вариант — разделить: абонементы и бухгалтерию вести в учётной системе или таблице, а набор, запись на разовые занятия и связь с учениками — там, где ученики и так ищут, где поиграть.
Расписание тренировок: что важно
Независимо от инструмента, расписание взрослой школы держится на нескольких правилах:
- Постоянные слоты. «Вторник и четверг, 20:00» — на сезон, без переносов.
- Одна группа — один тренер. Ученики привыкают к человеку, а не к школе вообще. Подмены — заранее и с объявлением.
- Запись на каждое занятие с понятным сроком отмены. Так вы знаете состав заранее и не платите за пустое поле.
- Уровень в названии. «Начинающие», «продолжающие» — человек выбирает сам и не попадает не туда.
Что из этого умеет OLE, а что нет
Прямо: OLE — не CRM. В нём нет абонементов, списания занятий, учёта посещаемости, базы заявок, зарплат тренеров и бухгалтерских отчётов. Если это ваша основная задача, OLE её не решит.
Зато в OLE есть организация — вывеска клуба или школы, и она закрывает другую половину задач.
Страница школы
У организации своя страница: игры и тренировки, отзывы, рейтинг, подписчики. Тип — организация, команда или СМИ. Вступление в организацию открытое или по заявке, можно рассылать приглашения.
Роли и несколько тренеров под одной вывеской
В организации четыре роли: владелец, админ, организатор и участник. Тренеры получают роль «организатор» и ведут свои занятия под вывеской школы. История игр, отзывы и рейтинг остаются у организации — если тренер уйдёт, репутация школы останется на месте.
Тренировки и запись
Тренер создаёт событие с типом «тренировка», «игра» или «тренировка + игра». Удобнее через шаблон: он хранит площадку, формат, команды, регламент и цену, а новое занятие создаётся выбором даты. Повторяющегося расписания нет — занятия на следующую неделю сами не появляются, их создают из шаблона.
Ученик записывается и платит заранее картой, СБП или T-Pay. Срок бесплатной отмены задаёт тренер — от 1 до 168 часов или «в любой момент»; до срока возврат автоматический. Мест нет — человек встаёт в очередь с оплатой и попадает в состав сам, если кто-то отменился.
Подписчики, канал и чат
На организацию подписываются — и видят её занятия отдельной вкладкой в ленте. В канале организации публикуются посты, подписчики получают уведомление: «Открыли вторую группу для начинающих». Есть общий чат участников, а у каждого занятия — свой чат с напоминаниями за 24 и за 2 часа.
Деньги
Важная деталь: оплата за занятие приходит тому, кто его создал, на его профиль выплат — а не на счёт организации. Выплата после занятия, целиком за него, на СБП по номеру телефона или на карту. Получатель может быть физлицом, самозанятым, ИП или компанией.
Для школы это значит одно из двух: либо занятия создаёт админ, на чей профиль выплат настроены реквизиты школы, либо тренеры получают деньги сами, и вы рассчитываетесь с ними по своей договорённости. Решите это до запуска.
Сервис берёт 11 ₽ + 5% сверху вашей цены — ставите 800 ₽, получаете около 800 ₽, ученик видит итоговую цену с комиссией. Само приложение для школы и тренеров бесплатное.
Когда школе нужно и то и другое
Пример, цифры условные: в школе 40 взрослых, из них 15 на абонементах, остальные ходят разово. Абонементы школа ведёт в таблице — это полчаса в неделю. Разовые места, набор новичков, очередь и объявления идут через вывеску в OLE. Тренеры не переписываются с каждым учеником, администратор не обзванивает состав.
Коротко
- CRM нужна, когда есть абонементы, посещаемость и зарплата по факту.
- Взрослой школе с разовой оплатой важнее набор, запись с предоплатой и связь с учениками.
- OLE — не CRM: абонементов, посещаемости и отчётов в нём нет.
- Организация в OLE даёт страницу, роли, несколько тренеров под одной вывеской, подписчиков, канал и чат.
- Деньги за занятие приходят его создателю — договоритесь, кто создаёт занятия.
Заведите организацию школы в OLE и пригласите тренеров — это бесплатно. Если хотите разобрать вашу схему с тренерами и оплатой, напишите в поддержку прямо в приложении. Подробнее о работе ведущего — на странице для организаторов.